Yavar
17-10-10, 01:22
آموزش Excel 2003 و Excel 2007 (برنامه صفحات گسترده) در يك جلسه
در اين قسمت مي خوانيد:
-1♦ اصل مطلب (براي آنها كه فرصت خواندن متن كامل را ندارند)
-2♦ ويژگي ها و كاربردهاي اكسل و مفهوم صفحه گسترده
-3♦ اجزاي اصلي محيط اكسل و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
-4♦ آموزش اكسل (2003و2007)
----الف• وارد كردن داده ها در خانه هاي كاربرگ و دانستن نشاني هر خانه
----- ب • فرمول نويسي
----- پ • مرتب سازي (Sorting)
----- ت • آرايش جداول
5♦ تفاوت هاي Excel با Access
6♦ فهرست مطالب این تاپیک
7♦ لينك هاي مرتبط
1-اصل مطلب
به طور خلاصه، اكسل از جدول هايي با طول و عرض نامحدود تشكيل شده كه مي توان اطلاعات را با حجم كم يا زياد در آنها ذخيره و يا پردازش نمود. براي نوشتن هر گونه داده، در خانه هاي جدول كافي است روي خانه مربوطه كليك كرده و عدد يا نام يا عبارت دلخواه را بنويسيم. هر خانه، با يك آدرس مشخص مي شود كه شماره ستون و رديف آن است. مثلاً خانه A5 يعني رديف 5 از ستون A.
براي انجام محاسبات روي داده هاي عددي، كافي است در خانه دلخواه كليك كرده، فرمول مناسب را جلوي عبارت = بنويسيم. مثلاً اگر بنويسيم A5+B7= آن خانه مجموع خانه هاي A5 و B7 را نمايش مي دهد. يا اگر بنويسيم Avg(A5:A10)= ميانگين خانه هاي A5 تا A10 را نمايش مي دهد. براي مرتب كردن داده هاي غير عددي مي توانيم محدوده دلخواه را با ماوس انتخاب كرده و با گزينه Sort آنها را مرتب كنيم.
توضيحات كامل تر در ادامه...
2- ويژگي هاي اكسل و مفهوم صفحه گسترده
آيا تا به حال فكر كرده ايد چه خوب بود اگر حساب و كتاب ماهيانه خود را با كامپيوتر انجام مي دادم؟
آيا تا كنون نياز به انحام محاسبات پيچيده يا چند مرحله اي روي تعداد زيادي داده پيدا كرده ايد؟
آيا دوست داريد از برخي داده ها و اطلاعات خود نمودارهاي زيبا و حرفه اي بسازيد؟
آيا جداول شما به حدي بزرگ است كه در صفحات معمولي برنامه Word جا نمي گيرد؟
آيا مي خواهيد با تغيير مقدار هر داده، مقادير وابسته به آن نيز به طور خودكار اصلاح شوند؟
همه امكانات بالا در نرم افزار اكسل با طرز كاري ساده و در عين حال بسيار حرفه اي موجود است. مهم ترين خاصيت اكسل داشتن صفحات گسترده (SpreadSheet) يعني جداولي با طول و عرض تقريباً نامحدود است كه امكان ذخيره سازي و پردازش سريع داده هاي حجيم را فراهم مي كند. اما در عين حال، جهت امور محاسباتي روزمره، حتي در حد عملكرد يك ماشين حساب معمولي نيز كاملاً كاربرد دارد.
اين برنامه به همه كساني كه به طريقي با حساب و كتاب سر و كار دارند توصيه مي شود. به خصوص دانش آموزان رشته رياضي دبيرستان و دانشجويان رشته هاي مهندسي دانشگاه كه در تمام مدت تحصيل و كار به آن نياز خواهند داشت.
3-اجزاي اصلي محيط اكسل و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
http://aycu08.webshots.com/image/24527/2003597591147443733_rs.jpg
به طور كل، اكسل 2007 از 4 قسمت اصلي تشكيل شده.
1- دكمه Microsoft Office (به شكل دايره در گوشه بالا سمت چپ) : كه عملكرد منوي فايل در نسخه هاي را دارد. از جمله گزينه Save, Open, Print و... در اين قسمت واقعند.
2- نوار ابزار (دكمه هاي عكس دار رديف بالاي صفحه) كه كليه ابزارهاي اكسل از قبيل تغيير اندازه، رنگ، رسم نمودار و... را شامل شده و در نسخه 2007، با كليك روي قسمت هاي Home, Insert, PageLayout و... نوار ابزار عوض مي شود.
3- نوار فرمول (زير نوار، همانجا كه عبارت fx نوشته شده) : جهت ايجاد، مشاهده و تصحيح فرمول در خانه هاي فرمول دار به كار مي رود.
4- كاربرگ (WorkSheet) كه يك جدول با طول و عرض نا محدود است (قسمت اصلي برنامه اكسل). هر فايل اكسل، كه با نام WorkBook (دفترچه) شناخته مي شود به طور پيشفرض، از سه كاربرگ به نام هاي Sheet1, Sheet2, Sheet3 تشكيل شده كه مي توان با كليك روي نام آنها (در پايين صفحه) محتوايشان را مشاهده يا ويرايش كرد.
موارد 2 تا 4 در نسخه 2003 هم موجودند اما نسخه 2007 كاملاً از لحاظ ظاهري با 2003 تفاوت دارد و عملكرد آن در نگاه اول (به غلط) به نظر مشكل تر از 2003 مي آيد. مهم ترين تفاوت اين نسخه نسبت به 2003، حذف نوار منو و تبديل شدن آن به سربرگ نوار ابزارهاي متفاوت است.
4-آموزش اكسل (2003و2007)
الف• وارد كردن داده ها در خانه هاي كاربرگ و دانستن نشاني هر خانه
جهت وارد كردن هر گونه داده، اعم از اعداد يا كلمات روي خانه دلخواه كليك كرده و مقدار آن را وارد مي كنيم. (مثلاً اسامي دانش آموزان يك كلاس و نمراتشان). ستون هاي هر كاربرگ اكسل با حروف الفباي انگليسي (A, B, Cو ...) و رديف هاي آنها با اعداد (1,2,3,...) شماره گذاري شده اند. پس وقتي مثلاً مي گوييم خانه C11 يعني رديف 11 از ستون C.
ب • فرمول نويسي
چنانچه بخواهيم، يك خانه از جدول، حاصل انجام يك محاسبه روي ديگر خانه ها را نمايش دهد، بايد به آن فرمول بدهيم. براي اين كار، روي خانه دلخواه كليك كرده، عبارت = را (يا با كليك روي عبارت = در نوار فرمول يا با زدن دكمه = صفحه كليد) وارد كرده، فرمول دلخواه را به صورت رياضي ساده وارد مي كنيم. مثلاً اگر در خانه اي بنويسيم:
A5*A6= (اين خانه، حاصلضرب خانه هاي A5و A6) را محاسبه مي كند. )
B5+D7+C8^2= (مجموع توان دوم خانه B8 با عدد موجود در خانه هاي D7و B5) را نشان مي دهد.
(SUM (D5:D10 = (مجموع خانه هاي D5 تا D10) را نشان مي دهد.
البته شما لزوماً نيازي به نوشتن فرمول نداريد، بلكه فقط با كليك روي نام تابع دلخواه (در قسمت نوار فرمول) آن را انتخاب كرده و با كليك روي خانه هاي دلخواه، آدرس آنها را وارد فرمول مي كنيد. پس از وارد كردن فرمول، شما ديگر خود آن را مشاهده نمي كنيد بلكه پاسخ محاسبه آن را مشاهده مي كنيد. جهت ديدن خود فرمول، كافي است روي خانه فرمول دار كليك كرده و نوار فرمول را ببينيد.
پ • مرتب سازي (Sorting)
جهت مرتب كردن داده ها به ترتيب صعودي يا نزولي، كافي است محدوده اي را كه مي خواهيم مرتب شود با ماوس انتخاب كرده (با پايين نگه داشتن دكمه سمت چپ ماوس و كشيدن يك مربع دور آن محدوده) سپس در:
اكسل 2003: گزينه Data> Sort
اكسل 2007: گزينه Sort and Filter
كليك مي كنيم.
ت • آرايش جداول
جهت تغيير رنگ خانه هاي جدول يا رنگ فونت آنها كافي است رنگ هاي دلخواه را از قسمت Font Colorو Fill Color در نوار ابزار انتخاب كنيم.
جهت تغيير اندازه ستون ها يا رديف ها كافي است ماوس را به كناره سرستون (خانه خاكستري رنگ) يا اولين خانه هر رديف برده و در جايي كه ماوس شبيه يك خط عمودي با دو فلش مي شود، يك كليك كرده و با كشيدن ستون يا رديف مربوطه، اندازه آن را تغيير دهيم.
جهت تبديل نماي جدول از حالت «چپ به راست» به حالت «راست به چپ» (مطابق شكل بالا) كافي است:
در اكسل 2003: گزينه Tools> Options> View> Right-to-Left>OK
در اكسل 2007: گزينه Page Layout> Sheet Right-to-Left را بزنيم.
تفاوت هاي Excel با Access
Access يك نرم افزار مخصوص ساخت بانك هاي داده است كه طرز كار آن به راحتي اكسل نبوده و زيبايي و كاربر پسندي اكسل را هم ندارد. اما در عوض داراي امكان گزارش گيري (يعني ساخت Query و Report) است كه اكسل ندارد.
براي مثال فرض كنيد شما هر ماه، فهرست هزينه هاي خود را در يكي از اين دو برنامه ثبت كرده باشيد. حالا مي خواهيد هزينه هاي با مبلغ بيش از 100 هزار تومان را كه بين فروردين تا شهريور 85 داشته ايد مشاهده نمائيد. در اين صورت، فقط Access مي تواند چنين فهرستي را به صورت خودكار برايتان درست كند. ولي در Excel بايد آن را خودتان به صورت دستي درست كنيد. به چنين فهرست هايي كه حاصل تجزيه و تحليل داده هاي جداول باشند، «پرس و جو» (Query) و به نماي چاپي Query ها «گزارش» (Report) گفته مي شود. اين دو امكان، فقط در اكسس وجود دارند.
در اين قسمت مي خوانيد:
-1♦ اصل مطلب (براي آنها كه فرصت خواندن متن كامل را ندارند)
-2♦ ويژگي ها و كاربردهاي اكسل و مفهوم صفحه گسترده
-3♦ اجزاي اصلي محيط اكسل و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
-4♦ آموزش اكسل (2003و2007)
----الف• وارد كردن داده ها در خانه هاي كاربرگ و دانستن نشاني هر خانه
----- ب • فرمول نويسي
----- پ • مرتب سازي (Sorting)
----- ت • آرايش جداول
5♦ تفاوت هاي Excel با Access
6♦ فهرست مطالب این تاپیک
7♦ لينك هاي مرتبط
1-اصل مطلب
به طور خلاصه، اكسل از جدول هايي با طول و عرض نامحدود تشكيل شده كه مي توان اطلاعات را با حجم كم يا زياد در آنها ذخيره و يا پردازش نمود. براي نوشتن هر گونه داده، در خانه هاي جدول كافي است روي خانه مربوطه كليك كرده و عدد يا نام يا عبارت دلخواه را بنويسيم. هر خانه، با يك آدرس مشخص مي شود كه شماره ستون و رديف آن است. مثلاً خانه A5 يعني رديف 5 از ستون A.
براي انجام محاسبات روي داده هاي عددي، كافي است در خانه دلخواه كليك كرده، فرمول مناسب را جلوي عبارت = بنويسيم. مثلاً اگر بنويسيم A5+B7= آن خانه مجموع خانه هاي A5 و B7 را نمايش مي دهد. يا اگر بنويسيم Avg(A5:A10)= ميانگين خانه هاي A5 تا A10 را نمايش مي دهد. براي مرتب كردن داده هاي غير عددي مي توانيم محدوده دلخواه را با ماوس انتخاب كرده و با گزينه Sort آنها را مرتب كنيم.
توضيحات كامل تر در ادامه...
2- ويژگي هاي اكسل و مفهوم صفحه گسترده
آيا تا به حال فكر كرده ايد چه خوب بود اگر حساب و كتاب ماهيانه خود را با كامپيوتر انجام مي دادم؟
آيا تا كنون نياز به انحام محاسبات پيچيده يا چند مرحله اي روي تعداد زيادي داده پيدا كرده ايد؟
آيا دوست داريد از برخي داده ها و اطلاعات خود نمودارهاي زيبا و حرفه اي بسازيد؟
آيا جداول شما به حدي بزرگ است كه در صفحات معمولي برنامه Word جا نمي گيرد؟
آيا مي خواهيد با تغيير مقدار هر داده، مقادير وابسته به آن نيز به طور خودكار اصلاح شوند؟
همه امكانات بالا در نرم افزار اكسل با طرز كاري ساده و در عين حال بسيار حرفه اي موجود است. مهم ترين خاصيت اكسل داشتن صفحات گسترده (SpreadSheet) يعني جداولي با طول و عرض تقريباً نامحدود است كه امكان ذخيره سازي و پردازش سريع داده هاي حجيم را فراهم مي كند. اما در عين حال، جهت امور محاسباتي روزمره، حتي در حد عملكرد يك ماشين حساب معمولي نيز كاملاً كاربرد دارد.
اين برنامه به همه كساني كه به طريقي با حساب و كتاب سر و كار دارند توصيه مي شود. به خصوص دانش آموزان رشته رياضي دبيرستان و دانشجويان رشته هاي مهندسي دانشگاه كه در تمام مدت تحصيل و كار به آن نياز خواهند داشت.
3-اجزاي اصلي محيط اكسل و تفاوت هاي نسخه 2003 با 2007
http://aycu08.webshots.com/image/24527/2003597591147443733_rs.jpg
به طور كل، اكسل 2007 از 4 قسمت اصلي تشكيل شده.
1- دكمه Microsoft Office (به شكل دايره در گوشه بالا سمت چپ) : كه عملكرد منوي فايل در نسخه هاي را دارد. از جمله گزينه Save, Open, Print و... در اين قسمت واقعند.
2- نوار ابزار (دكمه هاي عكس دار رديف بالاي صفحه) كه كليه ابزارهاي اكسل از قبيل تغيير اندازه، رنگ، رسم نمودار و... را شامل شده و در نسخه 2007، با كليك روي قسمت هاي Home, Insert, PageLayout و... نوار ابزار عوض مي شود.
3- نوار فرمول (زير نوار، همانجا كه عبارت fx نوشته شده) : جهت ايجاد، مشاهده و تصحيح فرمول در خانه هاي فرمول دار به كار مي رود.
4- كاربرگ (WorkSheet) كه يك جدول با طول و عرض نا محدود است (قسمت اصلي برنامه اكسل). هر فايل اكسل، كه با نام WorkBook (دفترچه) شناخته مي شود به طور پيشفرض، از سه كاربرگ به نام هاي Sheet1, Sheet2, Sheet3 تشكيل شده كه مي توان با كليك روي نام آنها (در پايين صفحه) محتوايشان را مشاهده يا ويرايش كرد.
موارد 2 تا 4 در نسخه 2003 هم موجودند اما نسخه 2007 كاملاً از لحاظ ظاهري با 2003 تفاوت دارد و عملكرد آن در نگاه اول (به غلط) به نظر مشكل تر از 2003 مي آيد. مهم ترين تفاوت اين نسخه نسبت به 2003، حذف نوار منو و تبديل شدن آن به سربرگ نوار ابزارهاي متفاوت است.
4-آموزش اكسل (2003و2007)
الف• وارد كردن داده ها در خانه هاي كاربرگ و دانستن نشاني هر خانه
جهت وارد كردن هر گونه داده، اعم از اعداد يا كلمات روي خانه دلخواه كليك كرده و مقدار آن را وارد مي كنيم. (مثلاً اسامي دانش آموزان يك كلاس و نمراتشان). ستون هاي هر كاربرگ اكسل با حروف الفباي انگليسي (A, B, Cو ...) و رديف هاي آنها با اعداد (1,2,3,...) شماره گذاري شده اند. پس وقتي مثلاً مي گوييم خانه C11 يعني رديف 11 از ستون C.
ب • فرمول نويسي
چنانچه بخواهيم، يك خانه از جدول، حاصل انجام يك محاسبه روي ديگر خانه ها را نمايش دهد، بايد به آن فرمول بدهيم. براي اين كار، روي خانه دلخواه كليك كرده، عبارت = را (يا با كليك روي عبارت = در نوار فرمول يا با زدن دكمه = صفحه كليد) وارد كرده، فرمول دلخواه را به صورت رياضي ساده وارد مي كنيم. مثلاً اگر در خانه اي بنويسيم:
A5*A6= (اين خانه، حاصلضرب خانه هاي A5و A6) را محاسبه مي كند. )
B5+D7+C8^2= (مجموع توان دوم خانه B8 با عدد موجود در خانه هاي D7و B5) را نشان مي دهد.
(SUM (D5:D10 = (مجموع خانه هاي D5 تا D10) را نشان مي دهد.
البته شما لزوماً نيازي به نوشتن فرمول نداريد، بلكه فقط با كليك روي نام تابع دلخواه (در قسمت نوار فرمول) آن را انتخاب كرده و با كليك روي خانه هاي دلخواه، آدرس آنها را وارد فرمول مي كنيد. پس از وارد كردن فرمول، شما ديگر خود آن را مشاهده نمي كنيد بلكه پاسخ محاسبه آن را مشاهده مي كنيد. جهت ديدن خود فرمول، كافي است روي خانه فرمول دار كليك كرده و نوار فرمول را ببينيد.
پ • مرتب سازي (Sorting)
جهت مرتب كردن داده ها به ترتيب صعودي يا نزولي، كافي است محدوده اي را كه مي خواهيم مرتب شود با ماوس انتخاب كرده (با پايين نگه داشتن دكمه سمت چپ ماوس و كشيدن يك مربع دور آن محدوده) سپس در:
اكسل 2003: گزينه Data> Sort
اكسل 2007: گزينه Sort and Filter
كليك مي كنيم.
ت • آرايش جداول
جهت تغيير رنگ خانه هاي جدول يا رنگ فونت آنها كافي است رنگ هاي دلخواه را از قسمت Font Colorو Fill Color در نوار ابزار انتخاب كنيم.
جهت تغيير اندازه ستون ها يا رديف ها كافي است ماوس را به كناره سرستون (خانه خاكستري رنگ) يا اولين خانه هر رديف برده و در جايي كه ماوس شبيه يك خط عمودي با دو فلش مي شود، يك كليك كرده و با كشيدن ستون يا رديف مربوطه، اندازه آن را تغيير دهيم.
جهت تبديل نماي جدول از حالت «چپ به راست» به حالت «راست به چپ» (مطابق شكل بالا) كافي است:
در اكسل 2003: گزينه Tools> Options> View> Right-to-Left>OK
در اكسل 2007: گزينه Page Layout> Sheet Right-to-Left را بزنيم.
تفاوت هاي Excel با Access
Access يك نرم افزار مخصوص ساخت بانك هاي داده است كه طرز كار آن به راحتي اكسل نبوده و زيبايي و كاربر پسندي اكسل را هم ندارد. اما در عوض داراي امكان گزارش گيري (يعني ساخت Query و Report) است كه اكسل ندارد.
براي مثال فرض كنيد شما هر ماه، فهرست هزينه هاي خود را در يكي از اين دو برنامه ثبت كرده باشيد. حالا مي خواهيد هزينه هاي با مبلغ بيش از 100 هزار تومان را كه بين فروردين تا شهريور 85 داشته ايد مشاهده نمائيد. در اين صورت، فقط Access مي تواند چنين فهرستي را به صورت خودكار برايتان درست كند. ولي در Excel بايد آن را خودتان به صورت دستي درست كنيد. به چنين فهرست هايي كه حاصل تجزيه و تحليل داده هاي جداول باشند، «پرس و جو» (Query) و به نماي چاپي Query ها «گزارش» (Report) گفته مي شود. اين دو امكان، فقط در اكسس وجود دارند.